Регламент виконавчого комітету Кременецької міської ради
РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Кременецької міської ради
1. Загальні положення.
1.1. Регламент виконавчого комітету Кременецької міської ради (далі — Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Кременецької міської ради (далі — виконкому).
1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, відділів, та інших структурних підрозділів міської ради стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому.
1.3. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту. До внесення змін застосовуються норми чинного законодавства.
1.4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для виконкому, його управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської ради.
1.5. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому та його відділів:
1.5.1. Планування й організація роботи.
1.5.2. Організація взаємодії виконкому з міською територіальною громадою, міською радою, її постійними комісіями та депутатами.
1.5.3. Організація роботи з кадрами.
1.5.4. Організація роботи з документами, що стосуються діяльності виконкому та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.
1.5.5. Порядок розгляду звернень, що стосуються діяльності виконкому.
2. Планування й організація роботи виконавчого комітету міської ради.
2.1. Складання, затвердження та виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради:
2.1.1. Виконком здійснює свою діяльність відповідно до затвердженого річного (пів річного) плану роботи, а у разі відсутності такого (з об’єктивних причин) засідання виконкому проводяться у міру потреби відповідно до важливості та пріоритетності питань, що потребують розгляду. У річний (пів річний) план роботи виконкому вносяться такі основні напрямки роботи:
- організаційна і організаційно-масова робота (питання, які виносяться на розгляд виконкому в плановому порядку, а також в плані контролю, питання які виносяться на планові наради з заступниками міського голови, конференції, семінари та інші загальноміські заходи, тощо);
- загальноміські заходи загального характеру;
- робота з кадрами;
- фінансово-економічна діяльність;
- робота з матеріально-технічного забезпечення;
- інші питання діяльності виконавчого органу ради.
2.1.2. Порядок підготовки та затвердження річного (пів річного) плану роботи виконкому:
- пропозиції щодо включення питань до річного (пів річного) плану роботи виконавчого комітету подаються членами виконавчого комітету та посадовими особами виконкому керуючому справами виконкому не пізніше ніж за 30 днів до початку року (півріччя);
- керуючий справами виконавчого комітету узагальнює пропозиції та готує проект річного (пів річного) плану роботи виконкому та не пізніше ніж за 15 днів до кінця року (півріччя), узгоджує його з міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради;
- після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень керуючий справами виконкому готує проект рішення виконавчого комітету про затвердження річного плану роботи виконкому на наступний рік (півріччя), який виносить на останнє засідання виконкому в поточному році (півріччі).
Загальний контроль за виконанням річного (пів річного) плану роботи виконкому здійснює керуючий справами виконкому, безпосередній контроль виконавці за напрямками.
2.2. Порядок підготовки рішень виконкому:
2.2.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення.
2.2.2. Процес підготовки рішення виконкому включає:
- нормотворчу ініціативу;
- розробку проекту рішення.
2.2.3. Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, заступник міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.
2.2.4. Проекти рішень виконкому готуються спеціалістами з даних питань.
2.2.5. Відповідальність за підготовку рішення несе посадова особа, на яку, відповідно до резолюції міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому покладено організацію підготовки проекту рішення.
2.2.6. Проект рішення виконкому повинен містити:
- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень громадян, тощо);
- обґрунтування нормами чинного законодавства;
- джерела фінансування запропонованих заходів (у разі наявності таких);
- інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
- якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, представники органів виконавчої влади їх кандидатури узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
- аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення (у разі наявності зазначених).
2.2.7. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконкому.
2.2.8. У проекті рішення виконкому визначається термін виконання документа в цілому (у разі можливості), або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на посадових осіб міської ради (керівників комунальних установ, що перебувають у власності міської ради) чи одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.
2.2.9. Проекти рішень виконкому готуються спеціалістами, членами виконкому, яким доручено їх підготовку, та надаються керуючому справами виконкому в надрукованому вигляді (на папері) за 5 днів до засідання виконкому. Ознайомлення членів виконкому з документами, які подаються на розгляд виконкому проводиться за 3 дні (у разі об’єктивних причин 1 день) до його засідання керуючим справами виконкому шляхом надання вищезазначених документів в електронному чи паперовому вигляді.
2.2.10. Проекти рішень з фінансових питань, які вимагають оперативного вирішення, з усного дозволу міського голови, можуть бути внесені на розгляд за один день до засідання виконкому, рішення також може прийматися в позачерговому порядку – шляхом усного опитування членами виконкому.
2.2.11. Представники структурних підрозділів міської ради та інші уповноважені на це особи, які подають проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх з усіма зацікавленими особами, які зазначені в цих рішеннях, або виконання рішень в тій чи іншій мірі стосується їх. Питання, пов’язані з фінансуванням, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням.
2.3. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови:
2.3.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.
2.3.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються спеціалістами міської ради, комунальних установ, що знаходяться у підпорядкуванні міської ради, відповідно до резолюції міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.
2.3.3. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції; вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.
У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.
2.3.4. Проекти розпоряджень міського голови готуються спеціалістом, якому доручено його підготовку. Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу із розширенням .doc, що включає всі додатки до документа та подаються в електронній (через електронну пошту, або на електронному носію) та паперовій формі. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.
2.3.5. Проекти розпоряджень міського голови підлягають візуванню відповідно до розподілу обов’язків заступником міського голови, керуючим справами виконкому, керівниками інших структурних підрозділів, які готували документ за відповідним дорученням.
2.3.6. Завізований проект розпорядження міського голови подається секретарю виконавчого комітету разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ.
2.3.7. Після підписання міським головою розпорядження реєструється керуючий справами виконкому.
Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.
2.3.8. Розпорядження міського голови не пізніше 3 робочих днів після його видання розсилається адресатам відділом діловодства та контролю за зверненнями поштою чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем.
2.3.9. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.
2.3.10. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення, або скасування, виконання та зняття з контролю.
2.4. Порядок підготовки засідань виконкому.
2.4.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць.
Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:
- питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому, здійснення делегованих повноважень;
- питання, розгляд яких відбувається у зв’язку з прийняттям вищими органами влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;
- питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ, тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;
- інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку та звернення громадян, що потребують такого розгляду.
2.4.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами виконкому. На засіданні виконкому керуючий справами виконавчого комітету інформує членів виконкому про чергове засідання виконавчого комітету та про розпорядження, видані міським головою з моменту останнього засідання.
2.4.8. Повідомлення членів виконкому, керівників структурних підрозділів, запрошених доповідачів та співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень, керуючий справами виконкому.
2.4.9. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються спеціалістами керуючий справами виконкому не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, та оприлюднюються на офіційному сайті міської ради за п’ять робочих днів до дати їх розгляду.
2.4.10. Секретар виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.
У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, секретар виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.
2.4.11. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом цілої каденції.
2.5. Порядок проведення засідань виконкому.
2.5.1. Засідання виконкому відкриває та веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконкому.
У разі пропуску членом виконавчого комітету 3-х засідань підряд, невиконання ним без поважних причин рішень і доручень виконавчого комітету, виконавчий комітет звертається то сесії міської ради про відкликання такого члена виконавчого комітету (Поважні причини - перебування на лікарняному, у відрядженні, у офіційній відпустці по за межами територіальної громади).
2.5.2. Засідання виконавчого комітету проводяться згідно прийнятого плану (за наявності). Не заплановане засідання виконкому проводиться у порядку, встановленому цим Регламентом.
2.5.3. Засідання виконавчого комітету проводяться в залі адміністративної будівлі Кременецької міської ради (або іншому місці, у разі неможливості проведення в адміністративній будівлі міськради). Матеріально - технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.
2.5.4. Засідання виконкому, як правило, є відкритими. У разі необхідності виконком приймає рішення щодо проведення закритого засідання.
2.5.5. До участі в засіданні виконкому можуть запрошуватися керівники, підприємств, установ та організацій комунальної власності Кременецької міської територіальної громади, представники зацікавлених підприємств, установ та організацій громади, засобів масової інформації. Для участі громадян у засіданнях виконавчого комітету відсутні будь-які обмеження (крім встановлених чинним законодавством, карантинні обмеження, тощо).
2.5.6. Запрошені до участі в засіданні виконкому, можуть покинути зал засідань з поважних причин лише за дозволом міського голови.
2.5.7. Порядок розміщення присутніх на засіданні визначається головуючим на засіданні виконкому.
У разі порушення порядку запрошеними особами, присутніми на засіданні виконкому, за розпорядженням головуючого на засіданні їх може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання виконкому.
2.5.8. Головуючий на засіданні:
- відкриває та веде засідання, оголошує перерви;
- виносить на обговорення питання з порядку денного засідання;
- організовує розгляд питань;
- надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного промовця;
- забезпечує дотримання положень цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;
- ставить при необхідності питання доповідачам, співдоповідачам, виступаючим.
2.5.9. Головуючий на засіданні встановлює тривалість виступів.
2.5.10. Обговорення питання на засіданні виконкому включає:
- доповідь, питання доповідачу і відповіді на них;
- співдоповіді (у разі необхідності), питання співдоповідачам і відповіді на них;
- виступи членів виконкому;
- виступи осіб (по суті справи), яким було надано слово головуючим на засіданні.
Під час засідання ніхто не може виступати без дозволу головуючого на засіданні.
2.5.11. Головуючий на засіданні виносить на голосування проект рішення виконкому. Участь у голосуванні приймають тільки члени виконкому.
2.5.12. Рішення виконкому на його засіданні приймаються більшістю голосів від загального складу виконкому.
2.5.13. Голосування може бути проведено без підрахунку за наявною більшістю голосів членів виконкому, які присутні на його засіданні.
2.5.14. Члени виконкому, мають право під час обговорення проекту рішення виконкому вносити зауваження та пропозиції стосовно змін та доповнень до проекту рішення виконкому, а також пропозиції й зауваження стосовно порядку денного засідання виконкому.
Головуючий на засіданні підводить підсумки обговорення проекту рішення виконкому, визначає які зауваження та пропозиції приймаються до уваги, ставить на голосування прийняття проекту рішення виконкому за основу.
2.5.15. Хід засідання виконкому занотовується. Нотатки повинні повністю відбивати хід обговорення, містити інформацію про день, місце проведення засідання, порядок денний засідання, прізвище головуючого на засіданні.
2.5.16. На основі нотатків керуючий справами виконкому оформляє протокол засідання виконкому, який підписує головуючий на засіданні. Протоколи засідань виконкому зберігаються в керуючого справами.
2.5.17. Протоколи засідання виконкому є офіційними документами, що підтверджують процес обговорення та прийняття рішень виконкомом.
2.5.18. На підставі нотатків й протоколу засідання виконкому керуючий справами виконавчого комітету відразу після закінчення засідання виконкому організовує доопрацювання проектів рішень виконкому, з урахуванням зауважень і пропозицій, які було внесено на засіданні та прийнято до уваги.
2.5.19. Міський голова підписує рішення в день проведення засідання виконкому, на якому їх було прийнято. Якщо по проекту рішення було внесено зауваження й пропозиції, але доопрацювати його відразу після засідання виконкому неможливо, то за дозволом міського голови строк доопрацювання може бути подовжено, але він не повинен перевищувати трьох робочих днів.
2.6. Засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання):
2.6.1. В умовах запровадження надзвичайної ситуації та/або надзвичайного стану чи рішення місцевої комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при Кременецькій міській раді, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України, Тернопільської області, Кременецької міської територіальної громади, засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання здійснюється за допомогою засобів (програмних продуктів), що поширюються на безоплатній основі, або придбаними, ліцензійними).
2.6.2. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 1 день до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання виконавчого комітету (у разі технічної можливості).
Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному WEB-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету (або із застосуванням інших видів передачі інформації, що не суперечить чинному законодавству).
Запис (у разі технічної можливості) дистанційного засідання є частиною протоколу засідання.
2.6.3. Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на відповідного працівника міської ради (згідно посадової інструкції).
2.7. Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування:
2.7.1. Після підписання міським головою або особою, яка виконує його обов’язки, рішення в дводенний термін реєструються керуючим справами виконкому.
2.7.2. Рішення виконкому набуває чинності з моменту прийняття його виконкомом, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в рішенні виконкому. Якщо термін дії рішення в його тексті не вказаний, то рішення повинно бути виконано протягом 30 календарних днів від дати отримання виконавцем.
2.7.3. Контроль за виконанням рішень забезпечується особами, визначеними рішеннями, та відділом діловодства та контролю за зверненнями. Доручення виконкому оформляються протокольно, доводяться до відома виконавців і контролюються керуючим справами виконкому, начальниками структурних підрозділів, іншими відповідальними особами зазначеними у рішеннях виконкому.
2.7.4. Рішення виконавчого комітету підлягають обов’язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження документа на офіційному сайті Кременецької міської ради
2.7.5. Рішення виконкому є чинним правовим актом до призупинення, або скасування, виконання та зняття з контролю.
2.8. Порядок підготовки та прийняття виконавчим комітетом регуляторних актів:
2.8.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта”.
2.8.2. Проекти рішень виконкому, або розпорядження міського голови спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому, або до внесення їх на затвердження міському голові, підлягають оприлюдненню разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій.
Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:
- визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;
- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;
- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;
- визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;
- визначити цілі державного регулювання;
- визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;
- аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;
- описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;
- обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;
- обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;
- обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторного акту, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;
- оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;
- оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;
- обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;
- визначити показники результативності регуляторного акта;
- визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.
2.8.3. Обов’язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.
2.8.4. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями розробникові цього проекту для узагальнення.
2.8.5. Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, схвалений міським головою при наявності таких обставин:
- відсутній аналіз регуляторного впливу;
- проект регуляторного акта не був оприлюднений.
2.8.6. Прийняті регуляторні акти підлягають базовому, повторному та періодичному відстеженню.
Виконання заходів із відстеження результативності прийнятих регуляторних актів та підготовка проектів звіту про відстеження результативності регуляторного акта покладається на посадову особу, визначену для виконання цих заходів міським головою.
Відстеження результативності регуляторних актів проводиться :
- через шість місяців з дати набрання чинності (базове);
- через рік з дати набрання чинності, якщо не встановлено більш ранній строк (повторне);
- раз на три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку (періодичне).
2.8.7. Юридичний відділ забезпечує реалізацію розробниками проектів регуляторних актів державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом та міським головою.
3. Організація взаємодії виконавчого комітету з міською територіальною громадою, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, депутатськими фракціями, органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності міської територіальної громади.
3.1. Взаємовідносини виконкому з міською територіальною громадою:.
3.1.1. Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, а також за допомогою засобів масової інформації.
3.1.2. Контроль щодо реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов’язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України “Про звернення громадян” здійснюється відділом діловодства та контролю за зверненням.
3.1.3. Координує офіційну взаємодію виконавчого комітету із засобами масової інформації керуючий справами виконкому. Міська рада (відповідний працівник) забезпечує інформування міської територіальної громади про діяльність виконавчого комітету, через офіційний WEB-сайт Кременецької міської ради (до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів громади, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя громади).
3.1.4. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції в суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті громади публікується на офіційному сайті міської ради з метою доведення до відома мешканців міської територіальної громади.
3.2. Взаємовідносини виконавчого комітету з міською радою, її постійними комісіями та депутатами:
3.2.1. Виконком є підзвітним та підконтрольним міській раді, що його створила, забезпечує виконання рішень міської ради, сприяє реалізації її повноважень.
3.2.2. На засідання виконкому можуть запрошуватися голови постійних комісій міськради.
3.2.3. Рекомендації постійних комісій з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчого комітету міської ради розглядаються посадовими особами виконавчого комітету міської ради, яким вони адресовані.
Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчого комітету міськради повинні повідомити постійні комісії у встановлений ними строк.
3.2.4. Посадові особи виконавчого комітету відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.
3.3. Взаємовідносини виконкому з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності міської територіальної громади:
3.3.1. Відносини виконкому з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності міської територіальної громади будуються на засадах підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності органам місцевого самоврядування.
3.3.2. Виконком координує діяльність комунальних підприємств (установ організацій), заслуховує звіти їх керівників.
3.3.3. Міський голова, його заступники, керуючий справами можуть встановлювати завдання керівникам комунальних підприємств.
3.3.4. Керівники комунальних підприємств (установ, організацій) призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою одноособово (або за іншою процедурою передбаченою чинним законодавством).
3.3.5. Виконком має право змінювати або скасовувати акти комунальних підприємств (установ, організацій), а також їх посадових осіб у встановленому порядку.
3.4. Взаємовідносини виконкому з органами державної влади:
3.4.1. Відповідно до ст. 4 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою поєднання інтересів громади та державних інтересів, державної підтримки та гарантії місцевого самоврядування виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на відповідних рівнях.
3.4.2. Виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів здійснюється посадовими особами виконавчого комітету за відповідними дорученнями та резолюціями міського голови, його заступників, керуючого справами.
Порядок інформування про виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів встановлює посадова особа, яка дала доручення або наклала резолюцію про їх виконання.
3.4.3. Виконком є підконтрольними відповідним органам державної виконавчої влади з питань здійснення ними делегованих повноважень.
3.4.4. Звернення до центральних органів державної влади є виключним правом міського голови (крім випадків передбачених чинним законодавством), відповіді на листи міністерств та відомств можуть підписувати міський голова, а в разі його відсутності, заступники міського голови.
4. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.
4.1. Загальні положення.
4.1.1. У виконкомі функціонує журнальна система діловодства, при якій всі операції, пов’язані з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому всі матеріали до них, після їх виконання, зосереджуються у відділі діловодства та контролю за зверненнями міської ради.
4.1.2. Усі документи виконкому виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
4.1.3. Контроль за станом виконання документів та розгляду звернень громадян покладається на відділ діловодства та контролю за зверненнями міської ради.
4.1.4. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом тридцяти, а документи з позначкою “терміново” - семи робочих днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.
4.1.5. Розрахунок встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в відділі діловодства та контролю за зверненнями міської ради.
4.1.6. Працівникам міської ради, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників підприємств, установ, організацій та громадян без відповідної реєстрації.
4.1.8. Документи, що стосуються роботи виконкому на розгляд міському голові подаються щоденно до 17.00 год. керуючим справами виконкому.
4.1.9. Розглянуті документи повертаються до відділу діловодства та контролю за зверненням.
4.2. Документування розпорядчої діяльності та здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів виконкому й міського голови:
4.2.1. Нумерація розпоряджень міського голови єдина протягом року, рішень виконкому – протягом скликання.
4.2.2. Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою виконкому.
4.2.3. Оригінали розпорядчих документів підшиваються в справи в хронологічному порядку й зберігаються в керуючого справами протягом п’яти років, після чого передаються на збереження в архів (у разі наявності архіву).
4.2.4. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на керуючого справами виконкому (документи з датою прийняття з моменту вступу на посаду керуючого справами).
4.2.5. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови, тощо), а також безпосередні виконавці.
В тих випадках, коли документ виконується кількома службовими особами, відповідальною за виконання є особа, яка у резолюції вказана першою, а інші працюють з нею.
4.2.6. Контроль за виконанням розпорядчих документів покладається на заступника міського голови, керівників структурних підрозділів ради, згідно з їх компетенцією (розподілом обов’язків).
Основними методами здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів є:
- постійний контроль за дотриманням термінів виконання заходів, передбачених у документах;
- періодичне проведення на місцях перевірки стану їх виконання та інформування про результати перевірок міського голову;
- підготовка матеріалів про стан виконання документів для розгляду їх у порядку контролю на засіданнях виконкому згідно з планом роботи.
4.2.7. Організаційно-технічний контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови здійснює відділ діловодства та контролю за зверненнями.
4.2.8. Комунальні підприємства та підприємства, установи й організації, що не перебувають у комунальній власності міської територіальної громади інформують виконком про хід виконання розпорядчих документів у встановлені терміни.
4.2.9. У випадках невиконання у встановлені терміни рішень та розпоряджень, винні особи можуть притягатися до дисциплінарної відповідальності.
4.2.10. Термін виконання рішення виконкому або розпорядження міського голови може бути зміненим тільки за відповідним рішенням виконкому або розпорядженням міського голови. Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з’ясувалось, що виконати їх у встановлений термін неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням причин. Продовження строку виконання повинно бути оформлено не менше як за 2-3 дні до закінчення строку виконання.
4.2.11. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених цілей або після втрати чинності.
5. Прикінцеві положення.
5.1. Цей Регламент набирає чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.
5.2. Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.
